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Les documents comptables


   Les comptes s'enregistrent dans l'ordre chronologique au travers du journal et sont également classés par nature dans le grand livre.


   Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans le journal sous forme d'écriture en partie double. Les mouvements des débits sont enregistrés à gauche dans le centre du journal et les montants correspondant à gauche dans les dernières colonnes. Les mouvements de crédits sont enregistrés à droite dans le centre du journal et les montants correspondant à droite dans les dernières colonnes. La première colonne précise les numéros de comptes débités et crédités. Le journal doit être équilibré avec un total du débit égale au total du crédit. Chaque écriture dans le journal doit spécifier : la date d'opération, le nom et le numéro des comptes mouvementés, le montant des mouvements des comptes et la référence de la pièce justificative.


   Le grand livre reprend toutes les écritures du livre-journal, ventilés selon le plan de comptes de l'entreprise. Il récapitule l'ensemble des comptes dans l'ordre de leurs numéros. Pour chacun sont spécifiés dans l'ordre chronologique des opérations effectuées : la date de l'écriture, le libellé de l'écriture, le numéro de pièce comptable, le journal de passation et le montant à porter au débit ou au crédit.


   Le grand livre permet le suivi des comptes et l'établissement de la balance, tableau qui récapitule les mouvements et les soldes de tous les comptes du grand livre. La balance, tout comme le journal, est équilibrée de la façon suivante :

- total solde débiteur initial = total solde créditeur initial

- total des mouvements au débit = total des mouvements au crédit

- total solde débiteur final = total solde créditeur final

- total des mouvements de la balance = total du journal.


   Il reste 2 documents de synthèses à établir après l'arrêté des comptes et l'établissement de la balance :

- le bilan : il regroupe les classes 1 à 5 et fournit, sous la forme d'un tableau, une image du patrimoine de l'entreprise en faisant apparaître les actifs et les passifs de celle-ci.

- le compte de résultat : il regroupe les classes 6 et 7 et explique la création ou la destruction des richesses de l'entreprise au cours de l'exercice. Le résultat est déterminé par la différence des produits, soit les biens et services fournis par l'entreprise, et des charges, soit les biens et services consommés par l'entreprise.


    Dans la pratique, avec l'utilisation de logiciels comptables, vous n'aurez qu'à vous occuper de la saisie des comptes. Certains logiciels proposent même des aides à la saisie où vous n'aurez qu'à saisir les montants et la date de l'opération. Le logiciel s'occupe de façon automatique de l'établissement du journal, de la balance, du bilan et du compte de résultat. Il sera cependant parfois nécessaire de retraiter les documents fournis par le logiciel particulièrement dans le domaine de la fiscalité.